Kennen Sie das Problem nie die richtige Datei oder die aktuellste Version eines Dokuments griffbereit zu haben, wenn man sie braucht? In der Regel vergisst man genau die benötigte Datei auf den USB-Stick zu ziehen oder mit dem Laptop zu synchronisieren. Aber alles in die Cloud zu legen und nur auf die Daten zugreifen zu können wenn man gerade online ist, ist mir auch zu wenig.

Deshalb gefällt mir das Konzept von www.dropbox.com sehr gut. Dropbox ist ein Online-Speicher der gleichzeitig die Daten mit meinen Computern synchronisiert. Dabei bindet Dropbox einen Ordner in die Ordnerstruktur des Computers ein. Speichert man nun Dokumente in diesem Ordner werden die Daten im Online-Speicher von Dropbox gespeichert. Schalte ich nun meinen Laptop an werden die neuen Oder aktualisiert Dateien automatisch auf diesen geladen. Man hat also immer ein synchronisiertes Verzeichnis auf allen Computern.

Mobilität

Doch das ist noch nicht alles. Über entsprechende Apps kann ich jederzeit auch mit iPad und iPhone auf diese Daten zugreifen, oder mich von einem fremden Computer an dem Online-Dienst von Dropbox anmelden und über den Browser auf meine Daten zugreifen. Dateien vergessen gibt es nicht mehr.

Zusammenarbeit

Die Dropbox kann außerdem super für die Online-Zusammenarbeit genutzt werden. Sie möchten Dateien in Ihrem Projetteam synchronisieren oder mit Ihren Kunden austauschen? Kein Problem laden Sie einfach die Kollegen oder Kunden zu einem spezifischen Unterordner der Dropbox ein und der Austausch funktioniert genauso problemlos wie zwischen Ihren Computern. So haben alle immer den gleichen Informationsstand.

Preis

Die ersten 2 GB sind vollständig kostenlos und durch Weiterempfehlung der Dropbox können Sie sich weitere Frei-GB dazu verdienen. Für den professionellen Einsatz brauchen Sie wahrscheinlich etwas mehr als die 2GB. Das kleinste Kaufprodukt umfasst 50GB Speicher und kostet 9,99$ im Moment, ich finde das mehr als fair.

Natürlich gehört zur eigenen Firma auch eine eigene Homepage. Ich verlasse mich da voll und ganz auf eZ Publish und habe damit auch diese Internetseite mit allem Drum und Dran erstellt.

eZ Publish ist ein Content-Management-System zur professionellen Erstellung und Pflege von Internetseiten. Dabei zeichnet sich eZ Publish insbesondere durch hohe Leistungsfähigkeit, Stabilität und Flexibilität aus.

Was aber genau versteht man unter einem Content-Management-System und welche Vorteile bringt der Einsatz?

Noch vor einigen Jahren war es Standard, dass Internetseiten von Agenturen und Programmieren individuell und einzeln programmiert wurden. Änderungen an den Inhalten, der Navigation oder gar die Änderung des Designs einer Internetseite waren mit hohen Aufwänden und damit mit hohen Kosten verbunden. 

In den letzten Jahren hat sich daher der Einsatz von Content-Management-Systemen immer weiter durchgesetzt. Ein Content-Management-System dient der Erstellung und Verwaltung von Internetseiten. Dies schließt die Verwaltung von Bildern, Dateien und Multimedia-Elementen wie z.B. Filme oder Audio-Dateien explizit mit ein. Der Benutzer eines Content-Management-Systems kann so umfangreiche und professionelle Internetseiten selbst erstellen, ohne dass er Programmierkenntnisse besitzen muss. Die Erstellung der Internetseiten kann man sich wie die Erstellung eines Word-Dokuments vorstellen, die Verwaltung der Internetseiten, Bilder und Dateien ist vergleichbar mit der Verwaltung von Dateien in einem Betriebssystem, wie z.B. dem Windows-Explorer oder dem Macintosh-Finder. Auch hier sind die meisten Funktionen intuitiv bedienbar und doch gibt es erweitere Funktionen, die in einzelnen Fällen von fortgeschrittenen Benutzern verwendet werden.

eZ Publish gehört zu der Gattung der Web-Content-Management-Systeme. Das bedeutet, dass die Internetseiten direkt im Web, also dem Internet, gepflegt werden. Man kann dies weltweit von jedem Computer mit Internetverbindung tun und benötigt für die Erstellung der Seiten keine zusätzliche Software außer einem aktuellen Browser, wie zum Beispiel dem Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder den Apple Safari. Dies macht den Zugang zu den Internetseiten und deren Pflege sehr einfach, flexibel und kostengünstig.

Mobile Internetseiten

Toll ist, dass man mit eZ Publish relativ einfach auch Internetseiten für mobile Endgeräte erstellen kann. Diese lassen sich aus der normalen Internetseite ableiten und müssen daher nicht manuell mehrfach erstellt werden.

Open Source mit toller Community

eZ Publish ist basiert auf dem Open Source Modell und ist in der Community-Version ohne Lizenzkosten erhältlich. Für Geschäftskunden empfiehlt sich der Einsatz der Enterprise-Version, die neben umfassenden Support und Wartungsleistungen des Herstellers auch professionelle Zusatzfunktionen wie z.B. einen Empfehlungsdienst (leute die diesen Artikel gekauft / gelesen haben interessierten sich auch dafür) und den Zugang zum eZ Market beinhaltet.

Mehr Informationen

Wer mehr zum Thema eZ Publish erfahren will kann mich gerne kontaktieren, oder sich auf den folgenden Webseiten einen Überblick verschaffen:

• ez.no Hersteller des Content-Management-Systems eZ Publish
• share.ez.no Community-Seite
• eZ Market - unter anderem mit der tollen Erweiterung eZ Content Cockpit für Redakteure
• www.hyperroad-design.com Business Partner von eZ Systems der Internetseiten auf Basis von eZ Publish erstellt

"Entwickelt für kleine und mittelständige Unternehmer, Freiberufler und Startups. kostenlos. übersichtlich. einfach." Dieser Werbung der Betreuer von www.freefibu.de kann ich mich uneingeschränkt anschließen.

Kontenverwaltung

Alle Standard-Konten sind übersichtlich hinterlegt. Die Auswahl der angezeigten Konten kann auf den persönlichen Bedarf angepasst werden - so habe ich mir das Konto "Materialeinkauf" zum Beispiel ausgeblendet.

Bank / Kasse / Privat

Zur Buchungseingabe können verschiedene Konten, Kassen und natürlich auch ein Privatkonto angelegt werden. Bei der Buchungseingabe werden die typischen Mehrwertsteuersätze bereits angeboten (Porto = 0% MwSt) und fortlaufende Nummern für jede Buchung vergeben. Bei der Vergabe der Belegnummern würde ich mir wünschen, dass man den Buchungsmonat mit vergeben könnte. Also anstatt jeden Monat mit den laufenden Nummer 1 zu starten könnten man ja 12-01 für die erste Buchung im Dezember vergeben.

Toll ist, dass die Software mitdenkt und z.B. bei Bewirtungsbelegen den gesetzlichen Eigenanteil direkt mit berücksichtigt.

Auswertung und Reporting

Neben einem Buchungsjournal für alle Konten gibt es eine ausführliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die allerdings erst mit jedem Monatsabschluss aktualisiert wird. Kassenbuch, Bankjournal und die BWA können einfach als pdf-Format ausgeben werden.

Preis

Der komplette Dienst ist tatsächlich kostenlos und finanziert sich wahrscheinlich über die freiwillig angebotenen Dienstleistungen wie z.B. die Prüfung des Monats- und Jahresabschlusses.

Schnittstellen

Auch in diesem Online-Dienst zeigen sich die wahren Stärken im Bereich der Schnittstellen. Mit nur einem Klick übermitteln Sie z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung per Mausklick an das Finanzamt und erhalten eine entsprechende Online-Quittung. Für mich besonders interessant ist die Integration von Billomat. Alle dort gestellten Rechnungen können mit nur 2 Klicks als Einnahmen gebucht werden. Dabei werden alle relevanten Daten direkt in die Buchhaltung übernommen.

Mein Fazit: Geeignet für Alle, auch Nicht-Buchhalter!

Eines meiner Lieblingstools aus dieser Blogserie ist Billomat. Das Online-Tool zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, ... war von Beginn an gut durchdacht und wird kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen angereichert.

Kundenverwaltung

Grundlage für alle diese Dokumente ist eine ausgereifte Kundenverwaltung die sich auf den individuellen Bedarf anpassen lässt. Der Kunde steht im Mittelpunkt der Anwendung und ist sauber in alle Prozesse von der Angebotserstellung, über den Rechnungsversand bis hin zu Auswertungen und dem Mahnverfahren integriert.

Schaltzentrale

Elementar ist die Schaltzentrale von Billomat. Hier erhält man auf einen Blick alle wichtigen Informationen rund um das liebe Geld. Welche Rechnungen sind offen? Welche überfällig? Wie steht es um die Zahlungseingänge und die Umsatzentwicklung - alles hübsch aufbereitet. Auch in Sachen Angebote erfährt man schnell wie es um das zukünftige Geschäft steht.

Individuelles Design

Sicherlich unabdingbar, aber trotzdem ein starker Pluspunkt ist die vollständige Individualisierbarkeit von Billomat. Und wenn ich vollständig sage, dann meine ich vom Briefpapier über Textbausteine und Nummernkreise, bis hin zu Mahnfristen und individuellen Mailtexten, einfach alles. Trotzdem ist die Individualisierung einfach und schnell erledigt.

Preis

Die Preise sind fair und im Wesentlichen abhängig von Kundenzahl. Man kann kostenlos testen und wer mehr als 25 Kunden hat ist sicher auch bereit dafür 9€ pro Monat zu bezahlen.

Schnittstellen

Die Schnittstellen von Billomat sind vielfältig, aber zwei Schnittstellen gefallen mir besonders gut:

• Anbindung zum gedruckten Versand: Mit einer Schnittstelle zu pixelletter ist es möglich die Billomatdokumente tatsächlich auf den Postweg (also ohne E-Mail und so ;-) zu bringen. Nicht meine bevorzugte Variante, für den Einen oder Anderen aber vielleicht interessant.
• Integration von mite: Die für mich wichtigste Schnittstelle ist die zu mite (mein Zeiterfassungstool). Diese ermöglicht es mir meine erfassten Zeiten direkt in die Rechnungsstellung zu übernehmen - einfacher geht es nicht.

Einen guten Überblick erhält man mit dem folgenden Video:

Hier geht es zum kostenlosen Test:

Eine ordentliche Zeiterfassung ist die Grundlage für nachvollziehbare Rechnungen, realistische Kalkulationen und eine ordentliche Zeitplanung.

Damit diese ungeliebte Notwendigkeit nicht zum Nervfaktor wird, habe ich mich lange auf die Suche nach einem Tool zur Zeiterfassung gemacht und mit mite eine tolle Lösung gefunden.

mite ist ein schlankes Online-Tool zur Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten. Zur Erfassung der Zeiten kann man Kunden, Projekte und Leistungen anlegen und seit kurzem für jede Kombination eigene Stundenlöhne hinterlegen.

Hier nun meine persönlichen Highlights von mite:

1. Mobilität

mite selbst ist wie bereits beschrieben ein Online-Tool und dadurch in der Cloud von jedem Internet-PC erreichbar. Richtig mobil wird mite erst durch die mobile Version der Webseite, die es ermöglicht mite von jedem Smartphone aus zu bedienen. Noch komfortabler wird es mit den beiden iPhone Apps, die das mite-Angebot unterstützen.

mite.go kostet 3,99€ deckt die Grundfunktionalitäten, allerdings ohne Reporting ab. Noch besser gefällt mir allerdings Anytime ebenfalls für 3,99€ - hier fehlt es wirklich an nichts.

Hier ein paar Screens von meinem Favoriten:

So kann ich immer und überall meine Zeiten einfach erfassen und leicht zwischen Projekten, Auftraggebern und Leistungen wechseln.

2. Reporting

Was und wie viel ich gearbeitet habe sorgt nicht nur für eine ordentliche Rechnungsstellung, sondern gibt auch mir einen guten Überblick über Aufwand und Ertrag meiner Arbeit. mite liefert für das Reporting nahezu unendliche Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten, die sich für eine Zeitperiode, einen Kunden, ein Projekt etc. individuell zusammenstellen lassen. Diese Reports lassen sich einfach nach Excel exportieren und dienen mir z.B. auch als Stundennachweis im Rahmen der Rechnungsstellung.

Hier ein geheimer Einblick in meine letzten 6 Monate:

3. Preis

Preis und Preismodell sind einfach und gut. 5 Euro pro Benutzer und Monat - PUNKT. Doch noch ein Nachsatz: die 5 Euro sind inkl. MwSt und damit kostet mite also nur 4,20 Euro.

4. Schnittstelle

Ein weiteres, unschlagbares Argument ist für mich die Schnittstelle zum Dienst Billomat mit dem ich meine Rechnungen und Angebote erstelle, aber dazu mehr im Teil 2.

Ziemlich genau sechs Monate gibt es nun die Firma czieslick.it. Bisher bewege ich mich sehr erfolgreich auf dem neuen Boden der Selbständigkeit, u.a. auch aufgrund einer Reihe von praktischen Tools und digitalen Helferlein die mich bei den vielfältigen Aufgaben eines Unternehmers unterstützen.

In einer mehrteiligen Blog-Serie möchte ich genau von diesen Tools und deren aus meiner Sicht nahezu idealen Zusammenspiel berichten. Bei der Auswahl meiner Tools habe ich gleichermaßen auf Mobilität und Verfügbarkeit geachtet, so dass Apps und Cloud-Dienste eine große Rolle in der Blog-Serie spielen werden.

Hier ein kurzer Überblick:

1. Zeiterfassung mit mite
2. Angebote und Rechnungen mit dem Billomat
3. Buchführung mit freefibu
4. Reisekostenabrechnung mobile
5. die eigene Webseite mit eZ Publish
6. Dropbox / iCloud
7. Teamroom24 für die Kundenkommunikation
8. Salesforce
9. Mail

Mal sehen, was mir danach noch einfällt und über den Weg läuft...